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Veranstaltungskauffrau: Ausbildung, Gehalt & Aufgaben

  • Autor: Laura Lindemann
  • Aktualisiert: 14.03.2024
  • Lesedauer: 9 Minuten
Titelbild: Veranstaltungskauffrau werden

Factsheet

Empfohlener Schulabschluss: (Fach-)Abitur
Ausbildungsart: Duale Ausbildung
Ausbildungsdauer: 3 Jahre
Einstiegsgehalt: ca. 2.200 ‚ā¨
Arbeitsorte: Eventagenturen, Messegesellschaften, Kultur- und Freizeitreinrichtungen, Hotelbranche
Arbeitszeiten: Gleitzeit, projektabhängig

Was macht eine Veranstaltungskauffrau?

Konzerte, Messen oder andere Veranstaltungen sind total Dein Ding? Du bist ein Organisationstalent und möchtest Deine kreative Seite ausleben? Dann solltest Du vielleicht Veranstaltungskaufmann werden!

Generell dreht sich in Deinem Berufsalltag alles darum, Veranstaltungen erfolgreich zu planen und umzusetzen. Typische Aufgaben sind zum Beispiel:

  • Konzeption und Planung: Es gibt eine Anfrage f√ľr eine Veranstaltung. Auf Basis der Kundenw√ľnsche und Anforderungen erstellst Du ein ma√ügeschneidertes Konzept.
  • Budgetierung: Du erstellst Budgetpl√§ne f√ľr Veranstaltungen, kalkulierst Kosten und √ľberwachst das Budget w√§hrend der Umsetzung.
  • Locationmanagement: Du suchst passende Veranstaltungsorte, verhandelst mit den Eigent√ľmern und organisierst die logistischen Abl√§ufe vor Ort.
  • Dienstleisterkoordination: Du arbeitest mit verschiedenen Dienstleistern zusammen, wie Catering-Unternehmen, Technikdienstleistern, Sicherheitsfirmen oder Dekorateuren, und koordinierst ihre Leistungen.
  • Vertragswesen: Du erstellst Vertr√§ge, regelst rechtliche Belange und stellst sicher, dass alle Vertragsbedingungen erf√ľllt werden.
  • Werbung und Marketing: Du entwickelst Marketingstrategien, um Veranstaltungen zu bewerben und die Teilnehmerzahl zu erh√∂hen.
  • Nachbereitung: Nach einer Veranstaltung analysierst du den Erfolg, dokumentierst den Ablauf und erstellst Abschlussberichte.

Wo kann ich als Veranstaltungskauffrau arbeiten?

Als Veranstaltungskauffrau kannst Du in verschiedenen Bereichen tätig werden. Darunter zum Beispiel:

  • Eventagenturen
  • Messegesellschaften
  • Hotelbranche
  • Kultur- und Freizeiteinrichtungen

Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau

Wenn Du Veranstaltungskauffrau werden willst, musst Du eine duale Ausbildung abschließen. Du wirst also sowohl in der Schule als auch im Unternehmen ausgebildet. Während Dir in der Berufsschule im Blockunterricht das theoretische Wissen beigebracht wird, lernst Du im Ausbildungsbetrieb den Berufsalltag kennen.

In einem schriftlichen Ausbildungsheft musst Du Deine Aufgaben und T√§tigkeiten notieren. Dieses Heft wird regelm√§√üig von Deinem Ausbilder √ľberpr√ľft.

Die Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann dauert 3 Jahre. Bei sehr guten Leistungen kann die Ausbildungsdauer auch auf 2,5 Jahre verk√ľrzt werden.

W√§hrend der Ausbildung musst Du eine Zwischenpr√ľfung absolvieren, am Ende folgt dann die Abschlusspr√ľfung. Hast Du alles bestanden, darfst Du Dich staatlich gepr√ľfter Veranstaltungskaufmann beziehungsweise gepr√ľfte Veranstaltungskauffrau bezeichnen.

Welche Voraussetzungen muss ich f√ľr die Veranstaltungskaufmann-Ausbildung erf√ľllen?

  • Kein Mindestschulabschluss
  • Gute Noten in Mathematik, Englisch und Deutsch
  • Organisationstalent
  • Belastbarkeit & Stressresistenz
  • Entscheidungsfreude
  • Kommunikationsst√§rke
  • Kreativit√§t

Rein rechtlich gibt es keinen Schulabschluss, den Du brauchst, um die Ausbildung zu beginnen. Daher kannst Du die Ausbildung theoretisch mit jedem Abschluss machen. Die Realit√§t zeigt aber, dass die Mehrheit der Azubis die (Fach-)Hochschulreife hat. Gute Noten in Mathe, Englisch und Deutsch sind als Veranstaltungskauffrau von Vorteil. Wichtiger aber sind Dein Interesse am Beruf und Soft Skills wie zum Beispiel Belastbarkeit, Entscheidungsfreude und Kommunikationsst√§rke. Als Veranstaltungskaufmann ist es besonders wichtig, dass Du organisatorisches Geschick besitzt ‚Äď schlie√ülich musst Du Dich gleichzeitig um viele Aufgaben k√ľmmern.

Wie läuft die Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann ab?

In der dualen Ausbildung arbeitest Du unter der Woche in Deinem Ausbildungsbetrieb. Der Unterricht findet meistens als Blockveranstaltung statt, bei der Du regelm√§√üig mindestens eine Woche am St√ľck in der Schule bist. Mehr Infos zu den Ausbildungsinhalten, dem Ablauf und den Pr√ľfungen findest Du in der Verordnung √ľber die Berufsausbildung f√ľr Kaufleute in den Dienstleistungsbereichen Gesundheitswesen sowie Veranstaltungswirtschaft (KflDiAusbV).

Theorieunterricht

Neben allgemeinbildenden Fächern wie Deutsch und Wirtschafts- und Sozialkunde erwarten Dich in der Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann vor allem berufsspezifische Inhalte. Themen, die in der Berufsschule auf Dich zukommen, sind zum Beispiel:

  • Gesch√§fts- und Leistungsprozess
  • Information, Kommunikation und Kooperation
  • Personalwirtschaft
  • Kaufm√§nnische Steuerung und Kontrolle
  • Vermarktung, Planung, Durchf√ľhrung und Nachbereitung von Veranstaltungen
  • Methoden des Projektmanagements
  • Veranstaltungstechnik
  • Rechtliche Rahmenbedingungen

Praxis

Im Ausbildungsbetrieb wirst Du von Anfang an in Projekte eingebunden und bist bei der Planung und Durchf√ľhrung von Events dabei. Du lernst zum Beispiel, wie man Veranstaltungspl√§ne erstellt und Kosten kalkuliert. Damit Du im Kundenkontakt √ľberzeugst, bekommst Du ein Beratung- und Verkaufsgespr√§chstraining. Auch f√ľr das Telefon wirst Du extra geschult.

Zwischenpr√ľfung

Die Zwischenpr√ľfung findet in der Mitte des 2. Ausbildungsjahres statt und besteht aus drei schriftlichen Pr√ľfungen, f√ľr die Du insgesamt 180 Minuten Zeit hast. Die Bereiche, in denen Du gepr√ľft wirst, sind:

  1. Veranstaltungsmarkt und Zielgruppen
  2. Rechnungswesen
  3. Wirtschafts- und Sozialkunde

Abschlusspr√ľfung

Die Abschlusspr√ľfung absolvierst Du am Ende Deiner Veranstaltungskaufmann Ausbildung. Sie besteht aus 3 schriftlichen und einer m√ľndlichen Pr√ľfung. Schriftliche Pr√ľfungen sind:

  1. Veranstaltungswirtschaft (120 Minuten): Im Pr√ľfungsbereich Veranstaltungswirtschaft wirst Du bevorzugt in den Gebieten Organisation der Veranstaltungswirtschaft, Kooperation und Kommunikation sowie Vertrieb und M√§rkte gepr√ľft. Dabei sollst Du zeigen, dass Du unter Ber√ľcksichtigung der Strukturen der Veranstaltungswirtschaft wirtschaftliche und organisatorische Zusammenh√§nge und Aufgabenstellungen analysieren sowie L√∂sungsm√∂glichkeiten zielgruppen- und marktorientiert entwickeln und darstellen kannst.
  2. Veranstaltungsorganisation (150 Minuten): Im Bereich Veranstaltungsorganisation wirst Du in den Gebieten Konzeption und Marketing, Durchf√ľhrung und Nachbereitung sowie kaufm√§nnische Steuerung und Kontrolle gepr√ľft. Du sollst nachweisen, dass Du in der Lage bist, Problemstellungen zu analysieren, Arbeitsabl√§ufe selbstst√§ndig zu planen, zu koordinieren, durchzuf√ľhren und unter Anwendung von Methoden des Projektmanagements sowie Beachtung rechtlicher Rahmenbedingungen L√∂sungsm√∂glichkeiten zu entwickeln und darzustellen.
  3. Wirtschafts- und Sozialkunde (90 Minuten): Du bearbeitest praxisbezogene Aufgaben und sollst zeigen, dass Du wirtschaftliche und gesellschaftliche Zusammenhänge der Berufs- und Arbeitswelt und die Bedeutung der Veranstaltungswirtschaft als Wirtschaftsfaktor darstellen und beurteilen kannst.

F√ľr die m√ľndliche Pr√ľfung werden Dir zwei Aufgaben zur Wahl gestellt, von denen Du eine bearbeiten musst. Bevorzugte Gebiete sind Leistungsangebot und Verkauf, Vertragsauswahl und -gestaltung sowie kundenorientierte Kommunikation und Pr√§sentation. F√ľr die Vorbereitung der Aufgabe hast Du 15 Minuten Zeit. Auf dieser Basis wird mit Dir ein fallbezogenes Fachgespr√§ch gef√ľhrt, das h√∂chstens 20 Minuten dauert. Du sollst zeigen, dass Du komplexe Aufgaben bearbeiten, Sachverhalte analysieren, L√∂sungsm√∂glichkeiten entwickeln sowie Gespr√§che systematisch und situationsbezogen vorbereiten und f√ľhren kannst.

Veranstaltungskauffrau: Gehalt während der Ausbildung

Die Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau gehört nicht zu den bestbezahlten in Deutschland. Wie hoch Dein Gehalt als Azubi letztendlich ausfällt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören beispielsweise Dein Arbeitsort, die Branche sowie die Größe des Ausbildungsbetriebes.
Im Schnitt kannst Du während der Ausbildung mit folgendem Gehalt rechnen:

  • Im 1. Ausbildungsjahr: ca. 870-925 ‚ā¨ brutto
  • Im 2. Ausbildungsjahr: ca. 950-1.010 ‚ā¨ brutto
  • Im 3. Ausbildungsjahr: ca. 1.050-1.120 ‚ā¨ brutto

Veranstaltungskauffrau: Gehalt nach der Ausbildung

Nach der Ausbildung verdienst Du mehr als es noch während Deiner Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann der Fall ist. Neben Deinem Arbeitsort, der Branche und der Unternehmensgröße wirken sich vor allem Deine Qualifikation und Deine Berufserfahrung auf Dein Gehalt als Veranstaltungskauffrau aus. Dein Einstiegsgehalt wird bei ungefähr 2.200 Euro brutto liegen.

Gehaltsunterschiede in den Bundesländern

Wie schon erw√§hnt, bekommst Du in Deutschland nicht √ľberall das gleiche Gehalt. Stattdessen kommt es regional teils zu einigen Unterschieden. Als Veranstaltungskaufmann verdienst Du in Deutschland durchschnittlich 2.850 Euro brutto im Monat. Am besten wirst Du in Baden-W√ľrttemberg bezahlt, w√§hrend Du in Mecklenburg-Vorpommern normalerweise am wenigsten Gehalt bekommst.

Grafik: Durchschnittliches Gehalt als Veranstaltungskaufmann in den Bundesländern in Deutschland.

Quelle: GEHALT.de. (2024). Gehälter nach Bundesland: Veranstaltungskaufmann/-frau. https://www.gehalt.de/beruf/veranstaltungskaufmann-veranstaltungskauffrau

Wie kann ich mich als Veranstaltungskauffrau weiterbilden?

Generell gibt es zwei Arten von Weiterbildung: Anpassungs- und Aufstiegsfortbildungen. Diese solltest Du wahrnehmen, wenn Du Dich als Veranstaltungskaufmann weiterbilden und Karriere machen willst.

Anpassungsfortbildung

Anpassungsfortbildungen sind geeignet, um Dein Wissen aktuell zu halten. Dadurch bleibst Du immer √ľber Ver√§nderungen und Entwicklungen in den Bereichen Marketing, Marktanalyse, Finanz- und Rechnungswesen oder Messe- und Veranstaltungsmanagement informiert.

Aufstiegsfortbildung

Wenn Du schon ein paar Jahre Berufserfahrung gesammelt hast, k√∂nnten Aufstiegsfortbildungen interessant sein. Mit diesen kannst Du eine h√∂here kaufm√§nnische Qualifikation erreichen und Deine Chancen auf eine F√ľhrungsposition sowie ein h√∂heres Gehalt verbessern.
In Frage kommen beispielsweise:

  • Veranstaltungsfachwirt
  • Fachwirt f√ľr Medien, Tourismus und Gastgewerbe
  • Meister der Veranstaltungstechnik
  • Betriebswirt f√ľr Eventmanagement

Studium

Mit (Fach-)Abitur kannst Du der Ausbildung nat√ľrlich auch ein Studium anschlie√üen. Damit kannst Du Dein Fachwissen vertiefen und Dich f√ľr zus√§tzliche Aufgabenbereiche qualifizieren. Passende Studieng√§nge sind zum Beispiel:

  • Veranstaltungsmanagement
  • Tourismusmanagement
  • Betriebswirtschaftslehre (mit Schwerpunkt Veranstaltungsmanagement)
  • Business Administration

Fazit: Warum soll ich Veranstaltungskauffrau werden?

Als Veranstaltungskauffrau erwarten Dich faszinierende Herausforderungen in einer dynamischen Branche, die Kreativit√§t, Organisationstalent und Kommunikationsgeschick erfordert. Der Beruf erm√∂glicht es Dir, vielf√§ltige Veranstaltungen zu planen und umzusetzen – sei es eine Firmenfeier, ein Kongress oder ein kulturelles Event. Deine Aufgaben reichen von der Kundenberatung √ľber die Budgetierung bis zur Koordination verschiedenster Dienstleister.

Zu Beginn kannst Du mit Deinem Gehalt keine gro√üen Spr√ľnge machen. Mit den entsprechenden Weiterbildungen und Berufserfahrung kannst Du Dir aber einen guten Verdienst erarbeiten.

Häufige Fragen

Als Veranstaltungskauffrau bist Du f√ľr die Planung, Organisation und Durchf√ľhrung von Veranstaltungen verantwortlich. Dazu geh√∂ren Firmenfeiern, Messen, Kongresse oder kulturelle Events. Du k√ľmmerst Dich um Kundenberatung, Budgetierung, Auswahl von Dienstleistern und die Koordination vor Ort.
Durchschnittlich verdienst Du als Veranstaltungskauffrau in Deutschland rund 2.850 Euro brutto im Monat. Das Gehalt kann je nach Region, Qualifikation und Berufserfahrung variieren.
Die Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau dauert normalerweise 3 Jahre. Bei sehr guten Leistungen kann sie auf 2,5 Jahre verk√ľrzt werden.
Wichtige Schulfächer sind Mathematik, Englisch und Deutsch. Sie helfen Dir bei der Kostenkalkulation, dem Kontakt mit (internationalen) Kunden und der Erstellung von Konzepten.
Beim Eventmanager handelt es sich um eine Weiterbildung, w√§hrend der Veranstaltungskaufmann eine staatlich anerkannte Berufsausbildung ist. Als Eventmanager bist Du vor allem f√ľr die kreative Planung von Events zust√§ndig. Der Veranstaltungskaufmann √ľbernimmt auch einige kaufm√§nnische Aufgaben wie Budgetierung, Vertragsgestaltung oder Kostenkalkulationen.