Veranstaltungskauffrau: Ausbildung, Gehalt & Aufgaben

Was macht eine Veranstaltungskauffrau?

Konzerte, Messen oder andere Veranstaltungen sind total Dein Ding? Du bist ein Organisationstalent und möchtest Deine kreative Seite ausleben? Dann solltest Du vielleicht Veranstaltungskaufmann werden!

Generell dreht sich in Deinem Berufsalltag alles darum, Veranstaltungen erfolgreich zu planen und umzusetzen. Typische Aufgaben sind zum Beispiel:

• Konzeption und Planung: Es gibt eine Anfrage für eine Veranstaltung. Auf Basis der Kundenwünsche und Anforderungen erstellst Du ein maßgeschneidertes Konzept.
• Budgetierung: Du erstellst Budgetpläne für Veranstaltungen, kalkulierst Kosten und überwachst das Budget während der Umsetzung.
• Locationmanagement: Du suchst passende Veranstaltungsorte, verhandelst mit den Eigentümern und organisierst die logistischen Abläufe vor Ort.
• Dienstleisterkoordination: Du arbeitest mit verschiedenen Dienstleistern zusammen, wie Catering-Unternehmen, Technikdienstleistern, Sicherheitsfirmen oder Dekorateuren, und koordinierst ihre Leistungen.
• Vertragswesen: Du erstellst Verträge, regelst rechtliche Belange und stellst sicher, dass alle Vertragsbedingungen erfüllt werden.
• Werbung und Marketing: Du entwickelst Marketingstrategien, um Veranstaltungen zu bewerben und die Teilnehmerzahl zu erhöhen.
• Nachbereitung: Nach einer Veranstaltung analysierst du den Erfolg, dokumentierst den Ablauf und erstellst Abschlussberichte.

Wo kann ich als Veranstaltungskauffrau arbeiten?

Als Veranstaltungskauffrau kannst Du in verschiedenen Bereichen tätig werden. Darunter zum Beispiel:

• Eventagenturen
• Messegesellschaften
• Hotelbranche
• Kultur- und Freizeiteinrichtungen

Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau

Wenn Du Veranstaltungskauffrau werden willst, musst Du eine duale Ausbildung abschließen. Du wirst also sowohl in der Schule als auch im Unternehmen ausgebildet. Während Dir in der Berufsschule im Blockunterricht das theoretische Wissen beigebracht wird, lernst Du im Ausbildungsbetrieb den Berufsalltag kennen.

In einem schriftlichen Ausbildungsheft musst Du Deine Aufgaben und Tätigkeiten notieren. Dieses Heft wird regelmäßig von Deinem Ausbilder überprüft.

Die Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann dauert 3 Jahre. Bei sehr guten Leistungen kann die Ausbildungsdauer auch auf 2,5 Jahre verkürzt werden.

Während der Ausbildung musst Du eine Zwischenprüfung absolvieren, am Ende folgt dann die Abschlussprüfung. Hast Du alles bestanden, darfst Du Dich staatlich geprüfter Veranstaltungskaufmann beziehungsweise geprüfte Veranstaltungskauffrau bezeichnen.

Welche Voraussetzungen muss ich für die Veranstaltungskaufmann-Ausbildung erfüllen?

• Kein Mindestschulabschluss
• Gute Noten in Mathematik, Englisch und Deutsch
• Organisationstalent
• Belastbarkeit & Stressresistenz
• Entscheidungsfreude
• Kommunikationsstärke
• Kreativität

Rein rechtlich gibt es keinen Schulabschluss, den Du brauchst, um die Ausbildung zu beginnen. Daher kannst Du die Ausbildung theoretisch mit jedem Abschluss machen. Die Realität zeigt aber, dass die Mehrheit der Azubis die (Fach-)Hochschulreife hat. Gute Noten in Mathe, Englisch und Deutsch sind als Veranstaltungskauffrau von Vorteil. Wichtiger aber sind Dein Interesse am Beruf und Soft Skills wie zum Beispiel Belastbarkeit, Entscheidungsfreude und Kommunikationsstärke. Als Veranstaltungskaufmann ist es besonders wichtig, dass Du organisatorisches Geschick besitzt – schließlich musst Du Dich gleichzeitig um viele Aufgaben kümmern.

Wie läuft die Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann ab?

In der dualen Ausbildung arbeitest Du unter der Woche in Deinem Ausbildungsbetrieb. Der Unterricht findet meistens als Blockveranstaltung statt, bei der Du regelmäßig mindestens eine Woche am Stück in der Schule bist. Mehr Infos zu den Ausbildungsinhalten, dem Ablauf und den Prüfungen findest Du in der Verordnung über die Berufsausbildung für Kaufleute in den Dienstleistungsbereichen Gesundheitswesen sowie Veranstaltungswirtschaft (KflDiAusbV).

Theorieunterricht

Neben allgemeinbildenden Fächern wie Deutsch und Wirtschafts- und Sozialkunde erwarten Dich in der Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann vor allem berufsspezifische Inhalte. Themen, die in der Berufsschule auf Dich zukommen, sind zum Beispiel:

• Geschäfts- und Leistungsprozess
• Information, Kommunikation und Kooperation
• Personalwirtschaft
• Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
• Vermarktung, Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen
• Methoden des Projektmanagements
• Veranstaltungstechnik
• Rechtliche Rahmenbedingungen

Praxis

Im Ausbildungsbetrieb wirst Du von Anfang an in Projekte eingebunden und bist bei der Planung und Durchführung von Events dabei. Du lernst zum Beispiel, wie man Veranstaltungspläne erstellt und Kosten kalkuliert. Damit Du im Kundenkontakt überzeugst, bekommst Du ein Beratung- und Verkaufsgesprächstraining. Auch für das Telefon wirst Du extra geschult.

Zwischenprüfung

Die Zwischenprüfung findet in der Mitte des 2. Ausbildungsjahres statt und besteht aus drei schriftlichen Prüfungen, für die Du insgesamt 180 Minuten Zeit hast. Die Bereiche, in denen Du geprüft wirst, sind:

1. Veranstaltungsmarkt und Zielgruppen
2. Rechnungswesen
3. Wirtschafts- und Sozialkunde

Abschlussprüfung

Die Abschlussprüfung absolvierst Du am Ende Deiner Veranstaltungskaufmann Ausbildung. Sie besteht aus 3 schriftlichen und einer mündlichen Prüfung. Schriftliche Prüfungen sind:

1. Veranstaltungswirtschaft (120 Minuten): Im Prüfungsbereich Veranstaltungswirtschaft wirst Du bevorzugt in den Gebieten Organisation der Veranstaltungswirtschaft, Kooperation und Kommunikation sowie Vertrieb und Märkte geprüft. Dabei sollst Du zeigen, dass Du unter Berücksichtigung der Strukturen der Veranstaltungswirtschaft wirtschaftliche und organisatorische Zusammenhänge und Aufgabenstellungen analysieren sowie Lösungsmöglichkeiten zielgruppen- und marktorientiert entwickeln und darstellen kannst.
2. Veranstaltungsorganisation (150 Minuten): Im Bereich Veranstaltungsorganisation wirst Du in den Gebieten Konzeption und Marketing, Durchführung und Nachbereitung sowie kaufmännische Steuerung und Kontrolle geprüft. Du sollst nachweisen, dass Du in der Lage bist, Problemstellungen zu analysieren, Arbeitsabläufe selbstständig zu planen, zu koordinieren, durchzuführen und unter Anwendung von Methoden des Projektmanagements sowie Beachtung rechtlicher Rahmenbedingungen Lösungsmöglichkeiten zu entwickeln und darzustellen.
3. Wirtschafts- und Sozialkunde (90 Minuten): Du bearbeitest praxisbezogene Aufgaben und sollst zeigen, dass Du wirtschaftliche und gesellschaftliche Zusammenhänge der Berufs- und Arbeitswelt und die Bedeutung der Veranstaltungswirtschaft als Wirtschaftsfaktor darstellen und beurteilen kannst.

Für die mündliche Prüfung werden Dir zwei Aufgaben zur Wahl gestellt, von denen Du eine bearbeiten musst. Bevorzugte Gebiete sind Leistungsangebot und Verkauf, Vertragsauswahl und -gestaltung sowie kundenorientierte Kommunikation und Präsentation. Für die Vorbereitung der Aufgabe hast Du 15 Minuten Zeit. Auf dieser Basis wird mit Dir ein fallbezogenes Fachgespräch geführt, das höchstens 20 Minuten dauert. Du sollst zeigen, dass Du komplexe Aufgaben bearbeiten, Sachverhalte analysieren, Lösungsmöglichkeiten entwickeln sowie Gespräche systematisch und situationsbezogen vorbereiten und führen kannst.

Veranstaltungskauffrau: Gehalt während der Ausbildung

Die Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau gehört nicht zu den bestbezahlten in Deutschland. Wie hoch Dein Gehalt als Azubi letztendlich ausfällt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören beispielsweise Dein Arbeitsort, die Branche sowie die Größe des Ausbildungsbetriebes.
Im Schnitt kannst Du während der Ausbildung mit folgendem Gehalt rechnen:

• Im 1. Ausbildungsjahr: ca. 870-925 € brutto
• Im 2. Ausbildungsjahr: ca. 950-1.010 € brutto
• Im 3. Ausbildungsjahr: ca. 1.050-1.120 € brutto

Veranstaltungskauffrau: Gehalt nach der Ausbildung

Nach der Ausbildung verdienst Du mehr als es noch während Deiner Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann der Fall ist. Neben Deinem Arbeitsort, der Branche und der Unternehmensgröße wirken sich vor allem Deine Qualifikation und Deine Berufserfahrung auf Dein Gehalt als Veranstaltungskauffrau aus. Dein Einstiegsgehalt wird bei ungefähr 2.200 Euro brutto liegen.

Gehaltsunterschiede in den Bundesländern

Wie schon erwähnt, bekommst Du in Deutschland nicht überall das gleiche Gehalt. Stattdessen kommt es regional teils zu einigen Unterschieden. Als Veranstaltungskaufmann verdienst Du in Deutschland durchschnittlich 3.112 Euro brutto im Monat. Am besten wirst Du in Baden-Württemberg bezahlt, während Du in Mecklenburg-Vorpommern normalerweise am wenigsten Gehalt bekommst.

Quelle: GEHALT.de. (2024). Gehälter nach Bundesland: Veranstaltungskaufmann/-frau. https://www.gehalt.de/beruf/veranstaltungskaufmann-veranstaltungskauffrau

Wie kann ich mich als Veranstaltungskauffrau weiterbilden?

Generell gibt es zwei Arten von Weiterbildung: Anpassungs- und Aufstiegsfortbildungen. Diese solltest Du wahrnehmen, wenn Du Dich als Veranstaltungskaufmann weiterbilden und Karriere machen willst.

Anpassungsfortbildung

Anpassungsfortbildungen sind geeignet, um Dein Wissen aktuell zu halten. Dadurch bleibst Du immer über Veränderungen und Entwicklungen in den Bereichen Marketing, Marktanalyse, Finanz- und Rechnungswesen oder Messe- und Veranstaltungsmanagement informiert.

Aufstiegsfortbildung

Wenn Du schon ein paar Jahre Berufserfahrung gesammelt hast, könnten Aufstiegsfortbildungen interessant sein. Mit diesen kannst Du eine höhere kaufmännische Qualifikation erreichen und Deine Chancen auf eine Führungsposition sowie ein höheres Gehalt verbessern.
In Frage kommen beispielsweise:

• Veranstaltungsfachwirt
• Fachwirt für Medien, Tourismus und Gastgewerbe
• Meister der Veranstaltungstechnik
• Betriebswirt für Eventmanagement

Studium

Mit (Fach-)Abitur kannst Du der Ausbildung natürlich auch ein Studium anschließen. Damit kannst Du Dein Fachwissen vertiefen und Dich für zusätzliche Aufgabenbereiche qualifizieren. Passende Studiengänge sind zum Beispiel:

• Veranstaltungsmanagement
• Tourismusmanagement
• Betriebswirtschaftslehre (mit Schwerpunkt Veranstaltungsmanagement)
• Business Administration

Fazit: Warum soll ich Veranstaltungskauffrau werden?

Als Veranstaltungskauffrau erwarten Dich faszinierende Herausforderungen in einer dynamischen Branche, die Kreativität, Organisationstalent und Kommunikationsgeschick erfordert. Der Beruf ermöglicht es Dir, vielfältige Veranstaltungen zu planen und umzusetzen – sei es eine Firmenfeier, ein Kongress oder ein kulturelles Event. Deine Aufgaben reichen von der Kundenberatung über die Budgetierung bis zur Koordination verschiedenster Dienstleister.

Zu Beginn kannst Du mit Deinem Gehalt keine großen Sprünge machen. Mit den entsprechenden Weiterbildungen und Berufserfahrung kannst Du Dir aber einen guten Verdienst erarbeiten.

Häufige Fragen