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Verwaltungsfachangestellte:Ausbildung, Gehalt & Weiterbildung

  • Autor: Laura Lindemann
  • Aktualisiert: 05.03.2024
  • Lesedauer: 10 Minuten
verwaltungsfachangestellte ausbildung

Factsheet

Empfohlener Schulabschluss: Jeder Schulabschluss
Ausbildungsart: Duale Ausbildung
Ausbildungsdauer: 3 Jahre
Einstiegsgehalt: ca. 2600 €
Arbeitsorte: Ämter, Behörden
Arbeitszeiten: Gleitzeit

Was macht eine Verwaltungsfachangestellte?

Wie der Name Verwaltungsfachangestellte:r schon verrät, bist Du in der Verwaltung tätig. Wenn Dir die tägliche Arbeit mit Akten, Formularen, Zahlen und Gesetzen Spaß bringt, bist Du gut für den Job als Verwaltungsfachangestellte:r gut geeignet.

Du übernimmst viele verschiedene Aufgaben bei Ämtern und Behörden. Generell erarbeitest Du Verwaltungsentscheidungen und informierst alle Beteiligten darüber. Zusätzlich bist Du auf beratender Ebene aktiv und kümmerst Dich um Bürger und Organisationen.

Je nachdem, für welche Fachrichtung Du dich entscheidest, kommen weitere, teils sehr unterschiedliche Aufgaben auf Dich zu:

Arbeitest Du in der Stadtverwaltung, hast du häufig Kontakt mit den Bürgerinnen und Bürgern. Beispielsweise bearbeitest du Anträge für neue Personalausweise oder Reisepässe und kümmerst Dich um die Ummeldung.

Bist Du in der Bundes- oder Landesverwaltung tätig, kümmerst Du Dich zum Beispiel um Stellenausschreibungen oder Arbeitsverträge für neue Mitarbeiterinnen in der Verwaltung. Gesetze, Vorschriften, Akten – für dich alles kein Problem und vor allem nicht langweilig.

Wo kann man als Verwaltungsfachangestellte arbeiten?

Als Verwaltungsfachangestellte:r arbeitest Du für Ämter und Behörden. Je nach Fachrichtung findest Du Anstellung in Bundes-, Landes- oder Kommunalverwaltungen. Auch Handelsorganisationen und Industrie- und Handelskammern brauchen Dich als Verwaltungsfachangestellte:r. Nicht zuletzt kannst Du auch in der Verwaltung der evangelischen Kirche tätig werden.
In den meisten Fällen arbeitest Du dort, wo Du auch ausgebildet wirst.

Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten

Bei der Ausbildung zum:r Verwaltungsfachangestellten handelt es sich um eine duale Ausbildung im öffentlichen Dienst. Das bedeutet, dass Du direkt im Betrieb tätig bist und gleichzeitig in der Berufsschule das theoretische Wissen vermittelt bekommst. Nach und nach übernimmst Du immer mehr konkrete Aufgaben des:r Verwaltungsfachangestellten.

Als Nachweis über Deine Aufgaben musst Du ein schriftliches Berichtsheft führen, das regelmäßig von Deinem:r Ausbilder:in überprüft wird.

Die Ausbildung zum:r Verwaltungsfachangestellen dauert drei Jahre. In Deinem zweiten Ausbildungsjahr musst Du eine schriftliche Zwischenprüfung absolvieren. Zum Ende der Ausbildung musst Du noch eine Abschlussprüfung absolvieren. Hast Du diese Bestanden, darfst Du Dich als staatlich geprüfte:r Verwaltungsfachangestellte:r bezeichnen.

Welche Voraussetzungen muss man für die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten erfüllen?

  • Jeder Schulabschluss
  • Am besten gute Noten in Deutsch, Mathematik & Wirtschaft
  • Analytische Fähigkeiten
  • Sorgfältig und genaues Arbeiten
  • Neugierde & Lernbereitschaft

Theoretisch kannst Du mit jedem Schulabschluss oder sogar ohne Schulabschluss Verwaltungsfachangestelle:r werden. Eine Studie des Bundesinstituts für Berufsbildung hat aber ergeben, dass rund die Hälfte aller Auszubildenden in diesem Bereich das Abitur oder das Fachabitur absolviert hat, die andere Hälfte hat einen mittleren Schulabschluss (z.B. Realschulabschluss). Die besten Chancen auf einen Ausbildungsplatz hast Du daher, wenn du mindestens die mittlere Reife abgeschlossen hast.

Überzeugen kannst Du mit guten Noten in Deutsch, Mathematik und wirtschaftlichen Fächern. Wichtiger als die Schulnoten sind aber deine Soft Skills und weitere Stärken: Als Verwaltungsfachangestellte:r ist genaues und sorgfältiges Arbeiten sehr wichtig, ebenso wie analytische Fähigkeiten und eine gewisse Lernbereitschaft.

Wie läuft die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten ab?

Die duale Ausbildung kennzeichnet sich durch den permanenten Wechsel aus Praxis und Theorie. Als Auszubildende:r bist Du von Beginn an fest in den Ausbildungsbetrieb integriert und übernimmst dort immer mehr Aufgaben, die auch im späteren Berufsalltag auf Dich zukommen. Parallel wird Dir an festen Tagen in der Woche in der Schule das nötige theoretische Wissen vermittelt.

Wie am Anfang erwähnt, kannst Du Dich in der Verwaltung auf einen Fachbereich spezialisieren. Die möglichen Fachrichtungen sind:

  • Bundesverwaltung
  • Landesverwaltung
  • Kommunalverwaltung
  • Handwerksorganisation sowie Industrie- und Handelskammer
  • Kirchenverwaltung der evangelischen Kirche

Je nachdem, wo Deine Interessen und Fähigkeiten liegen, wählst Du einen der Fachbereiche. Während der Ausbildung hast Du aber genug Zeit herauszufinden, was Dir am besten liegt: Erst im letzten Ausbildungsjahr beginnt die Spezialisierung, vorher findet die berufliche Qualifikation in allen Fachrichtungen einheitlich statt.

Praxis

Im Betrieb wirst Du stückweise mit den Verwaltungsaufgaben vertraut gemacht. Je nachdem, für welches Fachgebiet Du Dich entscheidest, können hier sehr unterschiedliche Aufgaben auf Dich zukommen. Höchstwahrscheinlich durchläufst Du in der Ausbildung verschieden Ämter oder Dienststellen, um einen möglichst umfangreichen Blick in die Verwaltung zu erhalten. Das hilft auch bei der Entscheidung, in welchem Bereich Du später tätig werden möchtest.

Typische Aufgaben sind zum Beispiel die Bürgerberatung, Entgeltberechnung oder die Bearbeitung von Anträgen im Meldewesen. Auch die individuell geltenden Rechtsvorschriften bekommst Du direkt im Betrieb vermittelt.

Theorie

In der Berufsschule wird Dir das nötige Hintergrundwissen beigebracht. Auch allgemeinbildender Unterricht ist Teil Deines Stundenplans. Inhalte, die Dich erwarten, sind zum Beispiel:

  • Rechnungswesen
  • Steuerlehre
  • Wirtschaftslehre
  • Deutsch, Sozialkunde & Rechtskunde

Zwischenprüfung

In der Prüfungsordnung ist geregelt, dass die Auszubildenden in der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres eine schriftliche Zwischenprüfung absolvieren müssen.

Die schriftliche Prüfung umfasst praxisbezogene Fälle oder Aufgaben und dauert höchstens 180 Minuten. Die Prüfungsbereiche sind:

  1. Ausbildungsbetrieb, Arbeitsorganisation und bürowirtschaftliche Abläufe
  2. Haushaltswesen und Beschaffung
  3. Wirtschafts- und Sozialkunde

Abschlussprüfung

Die Abschlussprüfung besteht aus drei schriftlichen und einer praktischen Prüfung. Folgende Bereiche sind Bestandteil der schriftlichen Prüfung:

  • Verwaltungsbetriebswirtschaft (135 Min.)
  • Personalwesen (120 Min.)
  • Verwaltungsrecht und Verwaltungsverfahren (120 Min.)
  • Wirtschafts- und Sozialkunde (90 Min.)

Die praktische Prüfung umfasst eine fallbezogene Rechtsanwendung und dauert 45 Minuten.

Verwaltungsfachangestellte: Gehalt während der Ausbildung

Die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten zählt zu den 15 bestbezahlten Ausbildungen Deutschlands. Durchschnittlich kannst Du während der Ausbildung mit folgendem Gehalt rechnen:

  • Im 1. Ausbildungsjahr: ca. 1.070 € brutto
  • Im 2. Ausbildungsjahr: ca. 1.120 € brutto
  • Im 3. Ausbildungsjahr: ca. 1.165 € brutto

Wie hoch Dein Gehalt ausfällt, kommt neben der Tarifbindung auch auf das Bundesland und die Branche an. Wenn Dein Betrieb an einen Tarifvertrag gebunden ist – wie es in der Verwaltung meist der Fall ist – ist Deine Vergütung schon während der Ausbildung tariflich festgelegt. Trotzdem: Die Tarifverträge können sich abhängig vom Bundesland und der Branche ebenfalls unterscheiden.

Verwaltungsfachangestellte: Gehalt nach der Ausbildung

Wie hoch Dein Gehalt ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Die Arbeit in einer Verwaltung bietet aber einen großen Vorteil: Im öffentlichen Dienst bist Du kaum von wirtschaftlichen Veränderungen betroffen.

Nicht nur während, sondern auch nach Deiner Ausbildung haben das Bundesland, die Branche oder der geltende Tarifvertrag einen Einfluss. Grundsätzlich kannst Du mit einem Einstiegsgehalt von ca. 2600 bis 2800 € brutto rechnen. Mit zunehmender Erfahrung steigt Dein Gehalt entsprechend an.

Tarif für den öffentlichen Dienst (TVöD) – Entgelttabelle seit 01. März 2024

Arbeitest Du in einer Verwaltung, gehörst Du in den meisten Fällen dem öffentlichen Dienst an und wirst nach Tarif bezahlt. In der Gehaltstabelle kannst Du jederzeit nachsehen, wie viel du wann als Verwaltungsfachangestellte:r voraussichtlich verdienen wirst. Nach der Ausbildung ist es üblich, der Entgeltgruppe 5 zugeordnet zu werden. Im Laufe deiner beruflichen Karriere kannst Du je nach Qualifikation weiter aufsteigen.

Entgeltgruppe Stufe 1 Stufe 2 Stufe 3 Stufe 4 Stufe 5 Stufe 6
E15 5504,00 € 5863,92 € 6265,40 € 6813,49 € 7377,29 € 7748,20 €
E14 5003,84 € 5329,75 € 5755,37 € 6227,68 € 6754,16 € 7132,13 €
E13 4628,76 € 4985,95 € 5392,57 € 5834,04 € 6353,53 € 6635,44 €
E12 4170,32 € 4581,34 € 5061,67 € 5594,63 € 6220,01 € 6516,74 €
E11 4032,38 € 4410,41 € 4765,62 € 5151,01 € 5678,44 € 5975,19 €
E10 3895,33 € 4191,53 € 4528,25 € 4893,44 € 5300,10 € 5433,63 €
E9c 3787,84 € 4052,08 € 4339,43 € 4649,06 € 4981,91 € 5220,52 €
E9b 3566,89 € 3814,56 € 3969,97 € 4429,89 € 4702,42 € 5018,11 €
E9a 3448,96 € 3662,32 € 3869,96 € 4331,88 € 4436,39 € 4703,23 €
E8 3281,44 € 3486,59 € 3628,68 € 3770,54 € 3922,69 € 3995,85 €
E7 3095,23 € 3331,58 € 3472,38 € 3614,47 € 3748,49 € 3820,45 €
E6 3042,04 € 3236,55 € 3372,94 € 3507,92 € 3640,49 € 3708,02 €
E5 2928,99 € 3117,67 € 3245,11 € 3380,06 € 3505,47 € 3570,28 €
E4 2802,62 € 2993,55 € 3153,75 € 3253,48 € 3353,20 € 3411,60 €
E3 2762,69 € 2968,02 € 3017,99 € 3132,21 € 3217,92 € 3296,43 €
E2 2582,16 € 2784,28 € 2834,67 € 2906,58 € 3064,63 € 3229,97 €
E1 2355,52 € 2388,86 € 2430,55 € 2469,42 € 2569,47 €

Quelle: Bundesministerium des Inneren und für Heimat. (2023). Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) – Anlage A (VKA). https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/downloads/DE/veroeffentlichungen/themen/oeffentlicher-dienst/tarifvertraege/tvoed.html

Gehalt nach Bundesländern

Trotz des geltenden Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst kann es zu regionalen Unterschieden kommen. Für gewöhnlich verdienst Du auch heute im Osten weniger als im Westen. Durchschnittlich verdient ein:e Verwaltungsfachangestellte:r in Deutschland 3.818 € brutto. Am höchsten ist das durchschnittliche Gehalt in Schleswig-Holstein, am wenigsten verdienst Du durchschnittlich in Thüringen. Die Unterschiede zwischen den meisten Bundesländern sind aber nur sehr gering.

Grafik: Durchschnittliches Gehalt als Verwaltungsfachangestellte in den Bundesländern in Deutschland

Quelle: Bundesagentur für Arbeit. (2022). Entgeltatlas – Entgelt für den Beruf: Verwaltungsfachangestellte/r – Bundesverwaltung. https://web.arbeitsagentur.de/entgeltatlas/beruf/7896

Wie kann man sich als Verwaltungsfachangestellte weiterbilden?

Nach der Ausbildung stehen Dir viele Fortbildungsmöglichkeiten offen. Solche Weiterbildungen sind nützlich, um die individuellen Fähigkeiten und Fachkenntnisse auszubauen. Prinzipiell unterscheidet man hier in Aufstiegsfortbildungen und Anpassungsfortbildungen. Auch ein Studium ist eine mögliche Weiterbildungsmaßnahme.

Aufstiegsfortbildungen

Willst du Karriere machen, solltest Du eine Aufstiegsfortbildung anstreben. Aufstiegsfortbildungen sorgen dafür, dass Du mehr Verantwortung übernehmen oder in leitenden Positionen tätig werden kannst. Möglichkeiten sind:

  • Fachwirt – Verwaltung
  • Betriebswirt – Verwaltung

Anpassungsfortbildungen

Anpassungsfortbildungen sind geeignet, um das Wissen aktuell zu halten. Damit Du stets über aktuelle Entwicklungen oder Veränderungen Bescheid weißt, solltest Du solche Lehrgänge regelmäßig besuchen. Typische Bereiche sind: Verwaltungsrecht, Finanz- und Rechnungswesen, Korrespondenz oder Bürokommunikation.

Studium

An Deine Ausbildung zum:r Verwaltungsfachangestellten kannst Du natürlich auch ein Studium anschließen. Bestenfalls hast Du die Hochschulreife absolviert – doch auch über die Ausbildung und Berufserfahrung kannst Du unter gewissen Voraussetzungen ein Studium absolvieren. Interessante Studiengänge sind zum Beispiel:

  • Verwaltungsmanagement
  • Public Management
  • Öffentliches Recht
  • Staats- und Verwaltungswissenschaft

Fazit: Warum soll man Verwaltungsfachangestellte werden?

Wenn Dir Papierkram, Anträge und Co. Freude bereiten, bist Du in der Verwaltung gut aufgehoben. Vor allem wirst Du mit Deinen Kompetenzen auch in Zukunft immer gefragt sein – schließlich bist Du Teil des öffentlichen Dienst. Das bedeutet auch, dass Du in den meisten Fällen von einem sehr guten Gehalt, flexiblen Arbeitszeiten und weiteren Vorteilen profitieren kannst. Mit einer Weiterbildung kannst Du weiter aufsteigen.

Häufige Fragen

Als Verwaltungsfachangestellte bist Du in der Verwaltung tätig und kümmerst Dich um Anträge, z.B. von Personalausweisen oder Baugenehmigungen. Dabei arbeitest Du meistens in der Bundes-, Landes- oder Kommunalverwaltung.
Das Einstiegsgehalt liegt bei ca. 2600 Euro. Durchschnittlich verdient man als Verwaltungsfachangestellte 3744 Euro.
In der Ausbildung lernt man alles aus dem Bereich Verwaltung. Je nach Fachrichtung ist die Ausbildung sehr unterschiedlich.
Um Verwaltungsfachangestellte zu werden, muss man eine 3-jährige duale Ausbildung im öffentlichen Dienst absolvieren.