Office Manager:
Verdienst, Aufgaben & Voraussetzungen

Was macht ein Office Manager?

Als Office Manager / Front Office Manager (dt. Büroleitung) bist Du die erste Anlaufstelle im Büro und kümmerst Dich um einen reibungslosen Ablauf. Du unterstützt sowohl Mitarbeitende als auch die Vorgesetzten bei ihren Aufgaben und bildest die Schnittstelle zwischen beiden Parteien. Du hast Aufgaben in vielen verschiedenen Bereichen: Empfang, Büromaterialien, Buchhaltung, Assistenz, Telefonie…
Mit all diesen Tätigkeiten bist Du schon längst keine klassische Sekretärin mehr, sondern übernimmst viele verantwortungsvollere Aufgaben (was sich übrigens auch in Deinem Gehalt widerspiegelt – dazu unten mehr).

Typische Aufgaben einer Büroleiterin sind:

Büroorganisation

Du kümmerst Dich, dass jederzeit genügend Büromaterial zur Verfügung steht (z.B. Medien- und Moderationsmaterial, Druckerpapier) und die Geräte funktionieren. Sollte etwas nicht funktionieren, kümmerst Du dich um Termine mit den jeweiligen Experten. Auch beim Posteingang (Mail, Fax und Hauspost) behältst Du den Überblick und organisierst die Ablage stetig. Checklisten, Rechnungen, Wiedervorlagen und Co. zu erstellen und zu verwalten, ist für Dich Alltag.

Terminverwaltung

Du sitzt am Empfang und begrüßt eintreffende Besucherinnen und Besucher. Auch am Telefon bist Du stets erreichbar und immer freundlich. Du findest Termine und koordinierst sie. Auch wenn ein Termin abgesagt oder verschoben werden muss, kümmerst Du Dich als Büroleitung darum. Nicht zuletzt achtest Du darauf, dass Fristen eingehalten werden und bist auch für die Reiseplanung, Buchungen und Abrechnungen zuständig.

Assistenzaufgaben

Als Büroleiterin gehören auch Assistenzaufgaben zu Deinen täglichen To-Dos. E-Mails, Abrechnungen und Erinnerungen sind für dich keine Herausforderungen. Du filterst, verwaltest und organisierst. Auch für die Bewirtung im Pausen- und Besprechungsraum oder die Organisation von Geschenken für Mitarbeiter bist Du zuständig.

Projektmanagement

Mit den eben genannten Aufgaben ist Dein Tag zwar schon gut gefüllt, aber noch nicht zwangsläufig vorbei! Als Büroleiter begleitest Du Projekte wie die Einführung neuer Software, Umstellung auf das papierlose Büro oder die kontinuierliche Weiterentwicklung. Generell sorgst Du immer dafür, dass alle im Unternehmen stets ausreichend informiert sind, um Missverständnisse oder Ähnliches zu vermeiden.

Wie werde ich Office Manager?

Um Office Manager zu werden, braucht es keine spezifische Ausbildung und auch kein Studium. Das heißt aber nicht, dass Du ohne jegliche Ausbildung die Büroleitung übernehmen kannst – schließlich wird Dir in diesem Beruf sehr viel Verantwortung zugetragen. Kaufmännische Kenntnisse sind hier eine wichtige Voraussetzung.
Hast Du vorher eine Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement absolviert, ist auch eine Tätigkeit als Officemanager vorstellbar. In der Ausbildung erlernst Du wichtige Grundlagen für den Beruf als Büroleitung.

Welche Voraussetzungen muss ich erfüllen, um Office Manager zu werden?

• Jeder Schulabschluss
• Vorangegangene kaufmännische Ausbildung von Vorteil
• Organisationstalent
• Gut im Umgang mit Zahlen
• Teamfähigkeit
• Kommunikationsstärke

Office-Manager wirst Du meist aufgrund einer vorangegangenen Ausbildung, zum Beispiel zur Kauffrau für Büromanagement. Da es keine spezifische Ausbildung zur Office Managerin gibt, brauchst Du auch keinen bestimmten Schulabschluss. Da jedoch grundlegende Kenntnisse in Wirtschaft, Mathe, Englisch und Deutsch zu den Grundvoraussetzungen gehören, ist ein mittlerer Schulabschluss von Vorteil. Viele Büroleiter sprechen mehrere Fremdsprachen.

Wichtig ist, dass es Dir Spaß macht, Dinge zu organisieren und auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren. Schließlich ist es deine Hauptaufgabe, dass im Büroalltag alles flüssig läuft.

Weiterbildung: Office Manager

Um Dir bei Bewerbungen oder auch Initiativbewerbungen einen Vorteil zu verschaffen, ist eine Weiterbildung mit abschließendem Zertifikat denkbar. Verschiedene Bildungsanbieter wie z.B. die IHK bieten eine Weiterbildung zum Office Manager an. Je nach Lernaufwand dauern die Kurse nur wenige Wochen oder mehre Monate.

Im Lehrgang werden die verschiedensten Inhalte vermittelt, die für den Berufsalltag relevant sind. So lernst Du beispielsweise Inhalte aus den Bereichen Konfliktmanagement, Rechnungswesen oder Business-Englisch.

Was verdient ein Office Manager?

Du steigst nicht direkt nach deiner Ausbildung als Office Manager ein. Für gewöhnlich hast Du bestenfalls eine kaufmännische Ausbildung absolviert oder verfügst bereits über Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich. Hast Du anschließend noch die Weiterbildung zum Office Manager absolviert, stehen Deine Chancen gut. Da in diesem Beruf viele Aufgaben und einiges an Verantwortung auf Dich zukommt, erwartet Dich auch ein recht hohes Einstiegsgehalt: rund 2.500 Euro brutto pro Monat.
Faktoren, die dein Office Manager Gehalt beeinflussen, sind vor allem die Branche, die Unternehmensgröße und das Bundesland.

Office Manager: Gehalt nach Bundesländern

In den verschiedenen Bundesländern verdienst Du als Office Manager unterschiedlich viel. Durchschnittlich liegt das Gehalt als Officemanager in Deutschland bei 3.540 Euro brutto. Am meisten verdienst Du in Baden-Württemberg, während Du in Mecklenburg-Vorpommern am wenigsten Gehalt bekommst.

Quelle: GEHALT.de. (2024). Gehälter nach Bundesland: Office-Manager/-in. https://www.gehalt.de/beruf/office-manager-office-managerin

Wie kann ich mich als Office Manager weiterbilden?

Im Grunde hast Du den Job als Office Manager wahrscheinlich auch über eine Weiterbildung erreicht. Das heißt aber nicht, dass es nicht noch weitere Möglichkeiten der Weiterbildung gibt. Hier wird in Aufstiegs- und Anpassungsfortbildungen unterschieden. Während Aufstiegsfortbildungen dazu dienen, noch mehr Verantwortung übernehmen und Karriere machen zu können, dienen Anpassungsfortbildungen vor allem der Spezialisierung und Aktualisierung des Wissens. Auch ein Studium kann möglich sein.

Aufstiegsfortbildungen

Geeignet sind hier vor allem kaufmännische Weiterbildungen, z.B.:

• Betriebswirt – Kommunikation und Büromanagement
• Fachwirt – Büro- und Projektorganisation
• Fachkaufmann – Personal

Anpassungsfortbildungen

Neue Entwicklungen sind auch für Deinen Berufsalltag von Bedeutung. Folgende Bereiche sind für Dich als Front Office Manager besonders interessant:

• Korrespondenz
• Büro & Sekretariat
• Projektmanagement
• Bürokommunikation- und technik

Studium

Klassische Studiengänge, die für Dich in Frage kommen könnten, sind:

• BWL B.A.
• Projektmanagement B.A.
• Business Administration B.A.

Fazit: Warum sollte ich Office Manager werden?

Das Office Management ist die moderne Weiterentwicklung des klassischen Sekretariats. Daher bist Du als Office Manager in fast jeder Branche und in jedem Unternehmen sehr gefragt. Der Beruf ist sehr vielfältig und abwechslungsreich, erfordert aber auch viel Kompetenz in den Bereichen Wirtschaft und Kommunikation.
Office Management kannst Du nicht studieren, stattdessen aber eine Weiterbildung absolvieren, die Dich zertifiziert. Im Normalfall hast Du vorher eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen oder schon Berufserfahrung in kaufmännischen Berufen gesammelt.

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