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Kauffrau für Büromanagement: Ausbildung, Aufgaben & Verdienst

  • Autor: Laura Lindemann
  • Aktualisiert: 09.04.2024
  • Lesedauer: 13 Minuten
Fremdsprachenkorrespondentin

Factsheet

Empfohlener Schulabschluss: Mittlere Reife
Ausbildungsart: Duale Ausbildung
Ausbildungsdauer: 3 Jahre
Einstiegsgehalt: ca. 2.600 €
Arbeitsorte: Unternehmen, öffentlicher Dienst, Bildungseinrichtungen, Vereine
Arbeitszeiten: flexible Arbeitszeiten

Was macht eine Kauffrau für Büromanagement?

Als Kauffrau für Büromanagement bist Du ein echter Allrounder und wirst in jeder Branche gebraucht. Dein Aufgabengebiet ist äußerst vielfältig und auch abhängig davon, in welchem Unternehmen und in welchem Bereich Du größtenteils tätig bist. Während in einigen Unternehmen der Fokus eher auf der Kundenakquise liegt, ist in anderen die Finanzierung von größerer Bedeutung. So oder so – als Kaufmann für Büromanagement erwartet Dich eine Menge Abwechslung.

Grundsätzlich trägst Du als Büromanagement Kaufmann maßgeblich dazu bei, dass alle administrativen Prozesse im Unternehmen reibungslos ablaufen und die Mitarbeiter effizient arbeiten können. Hier sind einige beispielhafte Aufgaben aus dem Berufsalltag:

Administrative Aufgaben

Größtenteils befasst Du Dich als Kauffrau für Büromanagement mit administrativen und organisatorischen Aufgaben. Dazu gehört zum Beispiel die Postbearbeitung, das Verfassen von Geschäftsbriefen, E-Mails und anderen Dokumenten sowie die Dokumentation und Archivierung von Unterlagen. Du bist dafür verantwortlich, dass alle Schriftstücke ordnungsgemäß abgelegt und bei Bedarf schnell wiedergefunden werden können.

Termin- und Reisemanagement

Als Kauffrau für Büromanagement organisierst Du Termine und Meetings, reservierst Räume und koordinierst die Verfügbarkeit von Teilnehmern. Zudem planst Du Geschäftsreisen, buchst Flüge, Hotels und Mietwagen und stellst sicher, dass alle benötigten Unterlagen rechtzeitig vorliegen.

Kunden- und Lieferantenkontakt

Du bist die Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden sowie Lieferanten. Das beinhaltet die telefonische und schriftliche Kommunikation, die Bearbeitung von Kundenanfragen, die Auftragsabwicklung und die Koordination von Lieferungen und Zahlungen.

Büroorganisation und -verwaltung

Hierzu gehört die Organisation des Büroalltags, das Bestellen von Büromaterial, die Verwaltung von Arbeitsabläufen und die Pflege von Büroausstattung und -inventar. Du sorgst dafür, dass alles Notwendige vorhanden ist und reibungslos funktioniert.

Digitalisierung und Datenverarbeitung

Mit der zunehmenden Digitalisierung spielen auch die Arbeit mit digitalen Systemen, die Datenverarbeitung und das Dokumentenmanagement eine immer wichtigere Rolle. Du bist verantwortlich für die Pflege elektronischer Dateien, die Nutzung von Office-Programmen und anderen speziellen Softwarelösungen sowie die Sicherstellung der Datensicherheit und -vertraulichkeit.

Was ist der Unterschied zwischen Kauffrau für Büromanagement und Bürokauffrau?

Der Ausbildungsberuf zum Kaufmann für Büromanagement wurde 2014 neu eingeführt. Er ersetzt die bisherigen Büro-Ausbildungsberufe und geht aus den folgenden Ausbildungsberufen hervor:

  • Bürokaufmann
  • Fachangestellter für Bürokommunikation
  • Kaufmann für Bürokommunikation

Wo kann ich als Kauffrau für Büromanagement arbeiten?

Du fragst Dich, wo Du als Büromanagement Kauffrau arbeiten kannst? Überall! So gut wie jedes Unternehmen hat ein Büro. Daher findest Du auch in jeder Branche einen Job – ob Industrie- und Handelsunternehmen, im öffentlichen Dienst oder bei Vereinen und Verbänden. Deine vielfältigen Fähigkeiten als Kaufmann für Büromanagement werden überall gebraucht.

Je nach Interessen und Spezialisierung kannst Du in unterschiedlichen Bereichen tätig sein, wie beispielsweise im Personalwesen, im Einkauf, im Projektmanagement, in der Kundenbetreuung oder im Marketing.

Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement

Du willst Kaufmann für Büromanagement werden? Dann musst Du eine duale Ausbildung absolvieren. Du wirst im Wechsel im Betrieb und in der Berufsschule ausgebildet. Während Dir in der Berufsschule an ausgewählten Tagen in der Woche oder im Blockunterricht das theoretische Wissen beigebracht wird, kannst Du Deine Kenntnisse im Unternehmen direkt in die Tat umwandeln.

Als Ausbildungsnachweis musst Du ein schriftliches Berichtsheft über deine Tätigkeiten und Aufgaben führen. Dieses Heft wird regelmäßig von Deinem Ausbilder kontrolliert.

Die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement dauert in der Regel 3 Jahre. Bei sehr guten Leistungen oder einer höheren Schulausbildung kann die Ausbildungsdauer auch auf 2,5 oder 2 Jahre verkürzt werden.

Während der Ausbildung musst Du eine Zwischenprüfung absolvieren, um zur Abschlussprüfung am Ende Deiner Ausbildung zugelassen zu werden. Hast Du diese bestanden, bist Du staatlich anerkannter Kaufmann für Büromanagement beziehungsweise staatlich anerkannte Kauffrau für Büromanagement.

Geprüft wirst Du entweder vor der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder der Handwerkskammer HWK) – abhängig davon, ob Du Deine Ausbildung bei einem Industrie- oder einem Handwerksbetrieb absolvierst.

Welche Voraussetzungen muss ich für die Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement erfüllen?

  • Kein Mindestschulabschluss
  • Gute Noten in Deutsch, Mathematik und Englisch
  • Organisationsfähigkeit
  • Kommunikationsstärke
  • Sorgfältige Arbeitsweise

Gesetzlich betrachtet gibt es keinen Schulabschluss, den Du vorweisen musst, um die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement zu beginnen. Die meisten Ausbildungsbetriebe erwarten jedoch einen mittleren Schulabschluss. Im öffentlichen Dienst hast Du mit der Hochschulreife die besten Chancen auf einen Ausbildungsplatz.

Gute Noten in Deutsch, Mathe und Englisch sind vorteilhaft. Diese Fächer sind wichtig für Deine Büromanagement-Ausbildung. Schließlich musst Du Dich als Kauffrau für Büromanagement schriftlich und wörtlich gut ausdrücken können. Mathekenntnisse sind für die kaufmännischen Aufgaben und Berechnungen unverzichtbar.

Wichtig sind auch Deine persönlichen Stärken: Du solltest sorgfältig und genau arbeiten. Außerdem solltest Du über Selbstorganisation verfügen und kommunikationsstark sein. Schließlich bist Du oft die Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen und Ansprechpersonen. Nicht zuletzt solltest Du auch ein Interesse an kaufmännischen Tätigkeiten, also organisatorischen und administrativen Aufgaben, mitbringen.

Wie läuft die Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement ab?

Unter der Woche arbeitest Du in Deinem Ausbildungsbetrieb. An ein bis zwei Tagen in der Woche oder im Bockunterricht besuchst Du die Berufsschule. Mehr Infos zu den Ausbildungsinhalten, Ablauf und den Prüfungen findest Du in der Büromanagementkaufleute-Ausbildungsverordnung (BüroMKfAusbV).

Deine Ausbildung gliedert sich in berufsbildende Pflichtqualifikationen, Wahlqualifikationen und gemeinsame integrative Fähigkeiten. Die Pflichtqualifikationen beziehen sich vor allem auf die Bereiche Büroprozesse und Geschäftsprozesse.

Im Laufe Deiner Ausbildung entscheidest Du Dich für zwei Wahlqualifikationen, in denen Du für jeweils 5 Monate geschult wirst. Diese sind meist abhängig von Deinem gewählten Ausbildungsbetrieb und können sein:

  1. Auftragssteuerung und -koordination
  2. Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
  3. Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
  4. Einkauf und Logistik
  5. Marketing und Vertrieb
  6. Personalwirtschaft
  7. Assistenz und Sekretariat
  8. Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
  9. Verwaltung und Recht
  10. Öffentliche Finanzwirtschaft

Theorieunterricht

Allgemeinbildende Fächer wie Wirtschafts- und Sozialkunde oder Deutsch sind immer Teil einer Berufsausbildung. Hauptsächlich erwarten Dich in der Berufsschule aber berufsspezifische Inhalte aus den Bereichen Büroprozesse und Geschäftsprozesse. Themen, die Dich erwarten, sind zum Beispiel:

  • Informationsmanagement und -verarbeitung
  • Bürowirtschaftliche Abläufe
  • Kundenbeziehungen
  • Auftragsbearbeitung und -nachbereitung
  • Materialbeschaffung
  • Arbeitsorganisation
  • Information, Kommunikation und Kooperation

Zusätzlich wirst Du je fünf Monate in Deinen Wahlqualifikationen unterrichtet.

Praxis

Deine praktischen Aufgaben hängen vor allem von Deinem gewählten Unternehmen und Deinen Schwerpunkten ab. Schließlich kann Dich als Bürokauffrau für Büromanagement ein breites Aufgabenspektrum erwarten. Zu Beginn machst Du Dich vor allem mit den Abläufen und der Organisation im Betrieb vertraut. Mit der Zeit übernimmst Du dann mehr und anspruchsvollere Aufgaben. Du lernst, wie Du mit Kommunikations- und Textverarbeitungssystemen umgehst, Angebote vergleichst, Gehaltsabrechnungen erstellt oder Kalkulationen berechnest.

Zwischenprüfung

In der Mitte Deines zweiten Ausbildungsjahres erwartet Dich eine Zwischenprüfung. Die schriftliche Prüfung findet im Bereich „Büro- und Beschaffungsprozesse“ statt. Für die berufstypischen und prozessbezogenen Aufgaben hast Du 120 Minuten Zeit. Du sollst insbesondere nachweisen, dass Du in der Lage bist,

  1. Wege der Informationsbeschaffung und den Umgang mit Informationen darzustellen und die Datenschutzregelungen zu berücksichtigen,
  2. betriebliche Abläufe unter Berücksichtigung von Informationsflüssen vorzubereiten und dabei Entscheidungswege und Schnittstellen zu berücksichtigen,
  3. bürowirtschaftliche Abläufe und Termine zu planen, zu organisieren und zu überwachen,
  4. Vorschriften für die eigene Arbeitssicherheit und die Arbeitsplatzgestaltung zu berücksichtigen sowie
  5. vertragsrechtliche Aspekte bei der Beschaffung von Material und externen Dienstleistungen zu berücksichtigen.

Abschlussprüfung

Die Abschlussprüfung findet am Ende deiner Büromanagementkaufmann-Ausbildung statt. Sie besteht aus drei schriftlichen und einer mündlichen Prüfung. Schriftliche Prüfungen sind:

  1. Informationstechnisches Büromanagement (120 Minuten; 25 Prozent): Du sollst zeigen, dass Du im Rahmen eines ganzheitlichen Arbeitsauftrages Büro- und Beschaffungsprozesse organisieren und kundenorientiert bearbeiten kannst. Dabei sollst Du nachweisen, dass Du unter Anwendung von Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen recherchieren, dokumentieren und kalkulieren kannst. Die Aufgaben bearbeitest Du schriftlich computergestützt.
  2. Kundenbeziehungsprozesse (150 Minuten; 30 Prozent): In dieser schriftlichen Prüfung geht es darum, komplexe Arbeitsaufträge handlungsorientiert zu bearbeiten. Dabei sollst Du zeigen, dass Du Aufträge kundenorientiert abwickeln, personalbezogene Aufgaben wahrnehmen und Instrumente der kaufmännischen Steuerung fallbezogen einsetzen kannst.
  3. Wirtschafts- und Sozialkunde (60 Minuten; 10 Prozent): Du sollst nachweisen, dass Du allgemeine gesellschaftliche und wirtschaftliche Zusammenhänge der Arbeitswelt darstellen und beurteilen kannst.

Mündlich wirst Du in einer Deiner Wahlqualifikationen geprüft. Zur Vorbereitung auf das 20-minütige fachbezogene Fallgespräch sollst Du entweder einen dreiseitigen Report über die Durchführung einer betrieblichen Fachaufgabe erstellen oder es werden dir zwei praxisbezogene Aufgaben gestellt, von denen Du eine bearbeiten und Lösungswege entwickeln musst. Auf Basis der Vorbereitung findet das mündliche Gespräch statt. Hier sollst Du nachweisen, dass Du

  1. berufstypische Aufgabenstellungen erfassen, Probleme und Vorgehensweisen erörtern sowie Lösungswege entwickeln, begründen und reflektieren,
  2. kunden- und serviceorientiert handeln,
  3. betriebspraktische Aufgaben unter Berücksichtigung wirtschaftlicher, ökologischer und rechtlicher Zusammenhänge planen, durchführen und auswerten sowie
  4. Kommunikations- und Kooperationsbedingungen berücksichtigen

kannst.

Kauffrau für Büromanagement: Gehalt während der Ausbildung

Die Schwankungen beim Gehalt sind während der Ausbildung recht groß. Schließlich können Bürokaufleute in fast jeder Branche arbeiten und werden dort unterschiedlich bezahlt. Beispielsweise bekommst Du in der Industrie mehr Gehalt als im Handwerk und im Öffentlichen Dienst mehr als in der Industrie. Hier spielen vor allem geltende Tarifverträge eine Rolle.

Es kann auch sein, dass Dein Ausbildungsbetrieb an keinen Tarifvertrag gebunden ist. In diesem Fall wird Dein Gehalt frei verhandelt. Die unterste Grenze ist hier der Azubi-Mindestlohn. Beginnst Du Deine Ausbildung 2024 liegt dieser im 1. Ausbildungsjahr bei 649 Euro brutto im Monat. Im 2. Ausbildungsjahr bekommst Du mindestens 766 Euro Brutto-Gehalt und im 3. Jahr 876 Euro brutto.

Durchschnittlich kannst Du während der Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement mit folgendem Gehalt rechnen:

  • Im 1. Ausbildungsjahr: ca. 649-1.050 Euro brutto
  • Im 2. Ausbildungsjahr: ca. 766-1.100 Euro brutto
  • Im 3. Ausbildungsjahr: ca. 876-1.200 Euro brutto

Kauffrau für Büromanagement: Gehalt nach der Ausbildung

Hast Du Deine Ausbildung abgeschlossen, kannst Du mit mehr Gehalt rechnen. Wie schon erwähnt spielen die Branche und geltende Tarifverträge beim Verdienst eine große Rolle. Doch auch die Region, die Unternehmensgröße sowie Deine Qualifikation und Deine Berufserfahrung haben einen Einfluss auf Dein Gehalt als Bürokauffrau.

Dein Einstiegsgehalt wird ungefähr bei 2.600 Euro brutto im Monat liegen und im Laufe Deiner Karriere weiter ansteigen.

Gehaltsunterschiede in den Bundesländern

Du bekommst in Deutschland als Kauffrau für Büromanagement nicht überall das gleiche Gehalt. Im Gegensatz gibt es regional teils große Unterschiede. Durchschnittlich verdienst Du als Kaufmann für Büromanagement in Deutschland 3.508 Euro brutto im Monat. Am besten verdienst Du in Hamburg, während Du in Sachsen-Anhalt am wenigsten Gehalt bekommst.

Grafik: Durchschnittliches Gehalt als Kaufmann für Büromanagement in den Bundesländern in Deutschland.

Quelle: Bundesagentur für Arbeit. (2022). Entgeltatlas – Entgelt für den Beruf: Kaufmann/-frau – Büromanagement. https://web.arbeitsagentur.de/entgeltatlas/beruf/123265/

Wie kann ich mich als Kauffrau für Büromanagement weiterbilden?

Eine abgeschlossene Ausbildung ist zwar eine gute Qualifikation, aber nicht zwangsläufig ausreichend. Besonders, wenn Du die Karriereleiter emporsteigen und mehr Gehalt bekommen willst, solltest Du Weiterbildungen in Betracht ziehen. Hier unterscheiden wir zwischen Anpassungs- und Aufstiegsfortbildungen. Auch ein Studium ist eine Weiterbildungsoption.

Anpassungsfortbildungen

Um Dein Wissen möglichst aktuell zu halten, solltest Du regelmäßig Seminare oder Lehrgänge besuchen. So bleibst Du über Veränderungen in den Bereichen Büro und Sekretariat, Bürokommunikation und -technik, Projektmanagement oder Korrespondenz informiert.

Außerdem kannst Du Dich in verschiedene Richtungen fortbilden. Als Bürokauffrau kommen hier beispielsweise in Frage:

  • Kaufmännische Fachkraft
  • Personalsachbearbeiter
  • Office Manager
  • Empfangskraft
  • EDV-Sachbearbeiter
  • Vertriebsassistent

Aufstiegsfortbildungen

Wenn Du schon etwas Berufserfahrung gesammelt hast, können Aufstiegsfortbildungen interessant sein. Durch diese erreichst Du eine höhere kaufmännische Qualifikation und kannst Deine Chancen auf eine Führungsposition und ein höheres Gehalt verbessern. Mögliche Weiterbildungen sind:

  • Betriebswirt – Kommunikation und Büromanagement
  • Betriebswirt – Personalwirtschaft
  • Fachwirt – Verwaltung
  • Fachwirt – Personaldienstleistungen
  • Fachwirt – Public Relations
  • Ausbilder

Studium

Hast Du das (Fach-)Abitur, kannst Du nach der Ausbildung auch ein Studium absolvieren. Dadurch kannst Du Dein Fachwissen weiter vertiefen und Dich für weitere Aufgabenbereiche qualifizieren. Geeignete Studiengänge sind zum Beispiel:

  • Betriebswirtschaftslehre
  • Business Administration
  • Handels- oder Industriebetriebswirtschaft
  • Personalmanagement
  • Eventmanagement
  • Kommunikationsmanagement

Fazit: Warum soll ich Kauffrau für Büromanagement werden?

Als Kauffrau für Büromanagement stehen Dir viele berufliche Möglichkeiten offen. Deine Rolle ist entscheidend für die effiziente Organisation und Kommunikation in Unternehmen. Dein Berufsalltag wird durch viele unterschiedliche Aufgaben geprägt und kann sich je nach Branche und Schwerpunkt nochmal deutlich unterscheiden. Während Deiner dualen Ausbildung kannst Du zwar kein üppiges Gehalt erwarten, mit Berufserfahrung und Weiterbildungen kann Dein Verdienst aber deutlich ansteigen.

Häufige Fragen

Als Kauffrau für Büromanagement übernimmst du eine Vielzahl von administrativen und organisatorischen Aufgaben, um den reibungslosen Ablauf eines Büros sicherzustellen. Dazu gehören die Postbearbeitung, die Koordination von Terminen und Meetings, die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten, die Büroorganisation sowie die Datenverarbeitung und Dokumentenverwaltung.
Das Gehalt als Kauffrau für Büromanagement kann je nach Region, Branche und Berufserfahrung variieren. In der Regel verdienst Du als ausgelernte Kraft etwa 3.500 Euro brutto im Monat. Mit zunehmender Berufserfahrung und Weiterbildungen kann Dein Gehalt auf über 4.000 Euro ansteigen.
Die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement dauert in der Regel drei Jahre und erfolgt dual in Betrieb und Berufsschule. Während der Ausbildung lernst du alle relevanten kaufmännischen und organisatorischen Fähigkeiten, die für die Büroarbeit erforderlich sind. Dazu gehören beispielsweise Bürokommunikation, Geschäftsprozesse, Buchführung und Rechnungswesen. Am Ende absolvierst Du eine Abschlussprüfung.
Ja, der Beruf Kaufmann für Büromanagement hat Zukunft. Mit der zunehmenden Digitalisierung und dem wachsenden Bedarf an organisatorischen und administrativen Fachkräften sind Kauffrauen für Büromanagement in fast allen Branchen gefragt. Durch die vielseitigen Aufgaben und die Möglichkeit zur Weiterbildung bieten sich in diesem Berufsfeld gute Karriereperspektiven.