Vorstellungsgespräch absagen – 5 Gründe + Formulierungen

Hast du schon einmal eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch erhalten und Dich dann dazu entschieden, es abzusagen? Wahrscheinlich schon. Schließlich verschicken die wenigsten auf der Suche nach einem neuen Job nur eine einzige Bewerbung. Wenn Du nun von Deinem Traumunternehmen eine Zusage bekommen oder einfach kein gutes Bauchgefühl hast, kann es sinnvoll sein, ein Vorstellungsgespräch abzusagen. Wir verraten Dir einige nützliche Tipps, wie Du Dein Vorstellungsgespräch absagen kannst, ohne dass es sich negativ für Dich auswirkt – inklusive Formulierung.

Warum ist es wichtig, ein Vorstellungsgespräch abzusagen?

Obwohl es unangenehm ist, solltest Du einen Termin für ein Vorstellungsgespräch absagen, wenn Du ihn nicht wahrnehmen kannst oder willst. Einfach nicht zu erscheinen ist ein absolutes No-Go!

Bestimmt hast Du Dich schon einmal beworben und nie eine Antwort vom Unternehmen erhalten. Darüber hast Du Dich garantiert geärgert, oder? Umgekehrt sind auch die Recruiter froh, wenn ein Termin frühzeitig wieder abgesagt wird – das spart ihnen Zeit und Geld. Außerdem zeigst Du mit einer Absage den notwendigen Respekt, den Du vom Unternehmen auch erwartest.

Auch wenn Du Dich gegen die ausgeschriebene Stelle entschieden hast, kann es sein, dass das Unternehmen für Dich in Zukunft als potenzieller Arbeitgeber wieder infrage kommt. Ein unentschuldigtes Fehlen kann im Falle einer neuen Bewerbung für Dich das Aus bedeuten. Und wie heißt es so schön: „Man sieht sich immer zweimal im Leben.“ Ein guter Eindruck ist wichtig, weshalb Du frühzeitig und höflich absagen solltest.

Ein Bewerbungsgespräch wahrzunehmen, obwohl Du kein Interesse mehr oder bereits eine andere Zusage hast, ist keine gute Idee. Zwar ersparst Du Dir die unangenehme Absage vor dem Gespräch, aber spätestens danach musst Du wohl oder übel absagen. In diesem Fall war das Vorstellungsgespräch für beide Seiten reine Zeitverschwendung.

Vorstellungsgespräch absagen – 5 gute Gründe

Es ist völlig in Ordnung, ein Angebot für ein Vorstellungsgespräch abzulehnen oder auch einen bereits vereinbarten Termin wieder abzusagen. Die Recruiter sind sich im Klaren darüber, dass Du Dich bei mehreren Unternehmen bewirbst, genauso wie sie auch andere Kandidaten einladen. Auch bei anderen Gründen werden sie Verständnis haben, solange Du höflich und ehrlich bist. Mögliche Gründe für eine Absage sind zum Beispiel:

Zusage eines anderen Unternehmens: Du hast in der Zwischenzeit schon den passenden Job gefunden? Super! Offene Gespräche bei anderen Unternehmen solltest Du absagen.
Meinungsänderung: In Arbeitgeberbewertungsportalen hast Du gelesen, dass die Arbeitsbedingungen schlimm sind? Du hast über die Medien erfahren, dass das Unternehmen mit Tierversuchen arbeitet, was gegen Deine Prinzipien verstößt? Auf menschlicher Ebene kamst Du mit dem Chef im Erstgespräch gar nicht zurecht? Es kann verschiedene Gründe dafür geben, warum Du Deine Meinung änderst und nicht mehr für ein Unternehmen arbeiten willst. Bei der Formulierung solltest Du hier aber vorsichtig sein.
(Längerfristige) Krankheit: Du kannst die ausgeschriebene Stelle nicht antreten, da Du gesundheitlich länger ausfällst? Dann solltest Du die Personalverantwortlichen frühzeitig darüber in Kenntnis setzen. Bei akuter Krankheit solltest Du das Bewerbungsgespräch verschieben, wenn Du noch an der Stelle interessiert bist. Schließlich willst Du Dich von Deiner besten Seite zeigen und nicht schlimmstenfalls noch jemanden anstecken!
Private Gründe: Du hast Dich getrennt oder ziehst in eine andere Stadt? Manchmal können sich die privaten Rahmenbedingungen recht kurzfristig ändern. Wenn Du die Stelle nicht antreten kannst, solltest Du das Gespräch absagen. Auch eine familiäre Notsituation wie ein Todesfall kann ein Grund sein, ein Vorstellungsgespräch abzusagen oder zu verschieben.
Du möchtest Deinen aktuellen Job doch behalten: Du warst in den letzten Monaten unzufrieden und hast Dich daher auf einen neuen Job beworben? Die Lage hat sich aber wieder entspannt und Du möchtest Deinen Job doch nicht aufgeben? Dann ist es sinnvoll, das anstehende Bewerbungsgespräch abzusagen. Ebenso, wenn Du Dich hauptsächlich anderswo beworben hast, um Deinen „Marktwert“ zu ermitteln.

Wenn Du ein Vorstellungsgespräch absagen willst, solltest Du am besten einen Grund nennen. In den meisten Fällen haben die Personalverantwortlichen Verständnis für deine Situation. Bei der Begründung der Absage solltest Du aber nicht immer ins Detail gehen. Besonders, wenn es um das Image des Unternehmens geht, solltest Du bei der Formulierung vorsichtig sein. Kritik ausüben ist in Ordnung, Du solltest sie aber auf seriösen Quellen basieren und konstruktiv formulieren.

Vorstellungsgespräch absagen: Formulierung und Muster

Wenn Du Dein Vorstellungsgespräch absagen möchtest, kannst Du das per E-Mail oder telefonisch erledigen. Die telefonische Absage ist deutlich persönlicher und die professionellere Variante. Besonders, wenn Du das Gespräch kurzfristig absagst. Wenn Du es Dir aber nicht zutraust, kannst Du auch schriftlich absagen.

Deine Absage per E-Mail sollte folgende Punkte beinhalten:

Aussagekräftiger Betreff
Persönliche und höfliche Anrede
Freundliches Danke für die Einladung zum Vorstellungsgespräch
Formulierung der Absage mitsamt Grund
Kurze Entschuldigung
Freundliche Grußformel

Beispielformulierungen

Für die verschiedenen Begründungen findest Du hier einige exemplarische Formulierungen, die Du für Deine Absage verwenden kannst. Achte aber darauf, die Beispiele nicht einfach zu kopieren, sondern an Deine individuelle Situation anzupassen.

Absage wegen anderer Zusage

Betreff: Absage des Bewerbungsgespräches am XX.XX.XXXX

„Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name der Ansprechperson],

vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch und das damit verbundene Interesse. Da ich mich mittlerweile für ein anderes Angebot entschieden habe, werde ich den Termin nicht wahrnehmen.

Ich bitte um Verständnis und entschuldige mich für die Unannehmlichkeiten.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]“

Absage ohne Grund

Betreff: Absage des Vorstellungsgespräches am XX.XX.XXXX

„Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name der Ansprechperson],

vielen Dank für die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch und das von Ihnen gezeigte Interesse. Ich möchte meine Bewerbung für die Stelle als XY jedoch zurückziehen und daher auch das Bewerbungsgespräch absagen.

Ich entschuldige mich für die daraus entstehenden Umstände und bedanke mich gleichzeitig für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]“

Absage/Verschiebung aus privaten Gründen

Betreff: Absage des Vorstellungsgespräches am XX.XX.XXXX

„Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name der Ansprechperson],

ich danke Ihnen für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Aufgrund eines privaten Zwischenfalls kann ich den angebotenen Termin leider nicht wahrnehmen.

Ich bin weiterhin sehr an der Position interessiert und hoffe daher, dass wir den Termin in Kürze nachholen können. Dafür kann ich folgende Tage vorschlagen:

[Tag], den [Datum]

[Tag], den [Datum]

[Tag], den [Datum]

Falls Ihnen keiner der Zeitpunkte passt, können Sie mir gerne einen alternativen Vorschlag machen. Ich stehe Ihnen telefonisch unter [Telefonnummer] und per E-Mail zur Verfügung.

Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]“

Absage wegen Krankheit

Betreff: Absage des Bewerbungsgespräches am XX.XX.XXXX

„Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name der Ansprechperson],

vielen Dank für die Einladung zum Bewerbungsgespräch und die Möglichkeit, mich persönlich bei Ihnen vorstellen zu dürfen. Leider muss ich meine Bewerbung hiermit zurückziehen, da ich die ausgeschriebene Stelle aufgrund einer längeren Krankheit nicht wahrnehmen kann.

Mein Interesse an der Stelle und Ihrem Unternehmen besteht nach wie vor. Dennoch muss ich Sie um Verständnis bitten, dass meine Genesung derzeit im Vordergrund steht. Ich würde mich freuen, in Zukunft mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

Für die entstandenen Umstände möchte ich mich entschuldigen.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]“

Verschiebung wegen Krankheit

Betreff: Vorstellungsgespräch am XX.XX.XXXX

„Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name der Ansprechperson]

leider bin ich kurzfristig erkrankt und kann das Vorstellungsgespräch am [Datum] nicht wahrnehmen. Da ich immer noch sehr an der Stelle interessiert bin, freue ich mich darauf, mich Ihnen an einem alternativen Termin vorstellen zu können.

Sie können mich gerne telefonisch anrufen, damit wir einen Ersatztermin absprechen können.

Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten aufgrund meiner kurzfristigen Absage. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und hoffe, dass wir den Termin bald nachholen können.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]“

Fazit – Vorstellungsgespräch höflich absagen

Es ist zwar nie angenehm, ein Vorstellungsgespräch abzusagen, aber manchmal unumgänglich. Egal, ob Du bereits ein anderes Jobangebot angenommen hast, kein Interesse mehr hast oder das Bewerbungsgespräch wegen Krankheit nicht wahrnehmen kannst – wichtig ist, dass Du die Absage möglichst frühzeitig und höflich kommunizierst. Das zeigt Respekt gegenüber dem Unternehmen und den Personen, die Zeit in Deine Bewerbung gesteckt haben. So hinterlässt Du einen guten Eindruck und die Tür für zukünftige Möglichkeiten offen.

Häufige Fragen

Kann ich das Vorstellungsgespräch am selben Tag absagen, an dem es stattfindet?

Es ist nicht ideal, das Vorstellungsgespräch am selben Tag erst abzusagen. Du solltest dem Unternehmen bestenfalls so viel Vorlaufzeit wie möglich geben. Manchmal ist eine Absage am Tag des Termins aber unvermeidbar. Informiere Deinen Gesprächspartner so schnell wie möglich, am besten telefonisch und entschuldige Dich für die Umstände.

Wie sagt man am besten ein Vorstellungsgespräch ab?

Am professionellsten ist es, das Vorstellungsgespräch telefonisch abzusagen. Du kannst aber auch eine höfliche E-Mail schreiben, in der Du Deine Beweggründe darlegst und Dich für die Unannehmlichkeiten entschuldigst.

Wann sollte man ein Vorstellungsgespräch absagen?

Es ist ratsam, ein Vorstellungsgespräch abzusagen, sobald Du weißt, dass Du es nicht wahrnehmen kannst oder willst. Je früher Du absagst, desto mehr Zeit hat das Unternehmen, um einen Ersatztermin oder einen alternativen Kandidaten zu finden.

Wie formuliere ich als Bewerber eine Absage?

Eine Absage sollte höflich, aber dennoch klar und direkt formuliert sein. Bedanke Dich für die Einladung zum Vorstellungsgespräch, erkläre kurz den Grund für die Absage und entschuldige Dich für die entstandenen Unannehmlichkeiten. Beende die Nachricht mit einer freundlichen Grußformel.

Für eine bessere Lesbarkeit verwenden wir das generische Maskulinum und verzichten auf eine Mehrfachbezeichnung. Selbstverständlich sind weibliche, männliche und diverse Personen gleichermaßen angesprochen.